maxit Baustoffe

maxit Baustoffe GmbH

Digitaler Lieferschein mit Stift und Papier

EasyPen - Referenzprojekt maxitDie Firma maxit Baustoffwerke GmbH aus Krölpa suchte 2011 eine Lösung, die steigende Lieferscheinmenge verwalten zu können, und gleichzeitig ihre Kunden besser betreuen zu können. Für die fünf betroffenen Werke musste darüber hinaus eine einheitliche und zentrale Lösung gefunden werden. Gelöst wurde dies mit einem digitalen Stift, der auf normalem Papier schreibt und gleichzeitig das Geschriebene digitalisiert. Nachdem der Lieferschein vor Ort ausgefüllt wird, werden die Daten über ein Mobiltelefon an die Zentrale zur sofortigen Weiterverarbeitung verschickt.

Die maxit Baustoffwerke GmbH ist ein international agierendes Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern an 8 Standorten. Neben Trockenmörtel hat maxit ein umfangreiches Produktangebot für Rohbau, Ausbau und Fassade entwickelt.

Über 200.000 Lieferscheine pro Jahr
An den fünf Standorten Werk Krölpa, Werk Dresden, Werk Thörey, Werk Leupan und dem Abhollager Reinsdorf werden pro Jahr in Summe ca. 200.000 Lieferscheine ausgestellt. Geliefert werden Baustoffe in Form von Sackware auf Paletten oder als Loseware in Silos. Für die Auslieferung der Waren setzt maxit 45 eigene Fahrzeuge und Fahrer sowie ca. 25 Subunternehmer, ein. Daneben bietet jedes Werk noch die Möglichkeit, dass die Baustoffe vor Ort abgeholt werden können.

"Wenn ein Kunde bei uns anruft und nachfragt, was mit der Lieferung ist, konnten wir bisher keine Auskunft geben. Wir mussten versuchen den Fahrer telefonisch zu erreichen und ihn bitten den Lieferschein zu faxen. Der Aufwand dafür war enorm und der Kunde unzufrieden.", so Anke Adler, IT-Leiterin der maxit Baustoffwerke GmbH. Maxit stand vor der Herausforderung, die ca. 700 täglich anfallenden Lieferscheine zeitnah von den Fahrern mit der Kundenunterschrift versehen, wiederzubekommen, um sie zentral in dem Werk Krölpa EDV-technisch zu erfassen, zu archivieren und die Aufträge an die Faktura zu übergeben. Folgende zentrale Probleme forderten eine innovative Lösung:

  • Die Lieferscheine benötigten bis zu 3 Wochen, vom Zeitpunkt der Auslieferung beim Kunden, bis sie in Krölpa zur Nachbearbeitung vorlagen.
  • Kunden konnte bei Rückfragen zu einer Lieferung häufig keine Auskunft gegeben werden, da meist die Lieferpapiere noch nicht vorlagen, sondern sich noch auf dem LKW befanden.
  • Lieferscheine gingen teilweise verloren.
  • Das Papierarchiv nahm unglaubliche Ausmaße an (wegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren) und war nicht mehr zu verwalten. Ältere Lieferscheine waren dort nicht mehr aufzufinden.
  • Die bestehenden Nadeldrucker waren teuer im Betrieb und in der Wartung.

Funktionsweise des EasyPen
Zusammen mit der Firma Ontaris GmbH & Co. KG aus Wuppertal entwickelte maxit eine Lösung, die zum einen die Vorteile des bestehenden Papierprozesses übernahm (Leistung der Kundenunterschrift, Papier geht nicht kaputt und kann auch mal dreckig werden, es ist kein spezielles technisches Wissen der Fahrer nötig), aber auf der anderen Seite die Nachteile des bestehenden Ablaufs beseitigte.

"Die gesamte Lösung basiert auf dem von uns entwickelten "EasyPen-Systems.", erklärt Martin Schüßler, Geschäftsführer bei Ontaris. Hierbei handelt es sich um eine standardisierte Lösung, die es ermöglicht, per Hand ausgefüllte Formulare zugleich auch in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Das Herzstück der Lösung ist ein Kugelschreiber mit integrierter Kamera (EasyPen), der die geschriebenen Informationen während des Schreibens digitalisiert und speichert. Durch ein spezielles Hintergrundmuster, das automatisch mit auf das Formular gedruckt wird, kann der Stift die Daten lesen und eindeutig zuordnen.

EasyPen - Funktionsweise digitaler Stift

"Für den Anwender ändert sich bei unserer Lösung kaum etwas. Er schreibt wie gewohnt mit einem Stift auf seinem Papierformular mit dem kleinen Unterschied, dass die Daten über ein Mobiltelefon direkt in die Zentrale verschickt werden." erläutert Schüßler das System. Die digitale Erfassung der Informationen erfolgt dabei automatisch, ohne dass der Anwender etwas Besonderes berücksichtigen muss. Für die Anwender fallen aufwändige Schulungen und umständliches und fehleranfälliges Einarbeiten weg. Vom Stift aus werden die Daten anschließend per Bluetooth an ein Handy übertragen.

Das Handy übermittelt sofort und vollkommen automatisiert die empfangenen Daten über eine verschlüsselte Internetverbindung an einen zentralen Server. Dort werden die empfangenen Daten mittels eines Handschriftenerkennungssystems automatisch bearbeitet und stehen digital für beliebige EDV-Systeme zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Umsetzung der Lösung in der Praxis
"Wir hatten lange vergeblich nach einer passenden Lösung gesucht. Erst durch unser betreuendes Vodafone-Systemhaus V+S Kommunikationssysteme Leipzig GmbH sind wir auf die Lösung mit dem digitalen Stift aufmerksam geworden", so Adler. "Die Anforderungen an die gesuchte Lösung waren hoch. Es sollte sich für die Fahrer möglichst nichts verändern und die Anbindung an die bestehende EDV-Infrastruktur sollte mit möglichst geringem Aufwand über Standardschnittstellen abgedeckt werden. Außerdem musste für alle fünf Standorte eine zentrale Lösung gefunden werden."

"Bei unserem ersten Gespräch wurde mir sehr schnell klar, dass es neben dem Finden der richtigen und passenden Lösung, fast noch wichtiger sein würde, die Umsetzung bei maxit möglichst so zu gestalten, dass der laufende Betrieb nicht gestört bzw. unterbrochen würde.", erklärt Martin Schüßler.
Das zentrale Rückgrat der Lösung bildet die Kommunikation des Warenwirtschaftssystem (IBM System I5) mit dem EasyPen-Server von Ontaris. Diese befinden sich in dem Werk Krölpa. Wie bisher werden die Lieferscheine aus der IBM System I5 heraus erzeugt. Anstatt sie aber direkt auszudrucken, werden diese Daten an den EasyPen-Server weitergeleitet. Dort wird jedem Lieferschein entweder ein individuelles Hintergrundmuster für die Nutzung mit dem EasyPen hinterlegt, oder es wird ein eindeutiger Barcode erzeugt und auf dem Lieferschein eingefügt. Der Ausdruck der Lieferscheine erfolgt auf handelsüblichen 4-Farb-Laserdruckern. Abhängig davon, welches Werk die Ware ausliefert, kommen die Lieferscheine automatisch auf den entsprechenden Druckern der fünf angeschlossenen Werke raus.

EasyPen - maxit Schemazeichnung

Das Einfügen der Barcodes auf einem Teil der Lieferscheine war nötig, da nicht alle Subunternehmen den EasyPen einsetzen. Es musste ein Weg gefunden werden, die unterschriebenen Lieferscheine trotzdem automatisch im Dokumentenmanagementsystem abzulegen. Dies geschieht nun über den Barcode, der die Lieferscheinnummer und die Kundennummer enthält und so automatisch über einen Scanner digitalisiert und im Dokumentenmanagement-system abgelegt werden kann.

Die Fahrer nehmen nun am Morgen die Lieferscheine für Ihre Tour wie gewohnt mit. Wenn Sie die Ware auf der Baustelle ausgeliefert haben, wird dies per Unterschrift mit dem EasyPen auf dem Lieferschein quittiert. Zusätzlich können noch Anmerkungen erfasst werden, die anschließend mit über das Mobiltelefon des Fahrers übertragen werden. Der Lieferschein bleibt auf der Baustelle als Nachweis für den Kunden. Maxit hat in diesem Moment schon die Daten digital als PDF vorliegen und der zuständige Sachbearbeiter erhält zusätzlich noch eine E-Mail mit dem ausgefüllten Lieferschein zur Rechnungsstellung und Weiterverarbeitung.

Service verbessert und Kosten gespart
Ein Kunde ruft an und will von dem Sachbearbeiter wissen, ob seine Bestellung schon auf der Baustelle angeliefert worden ist und wer sie entgegen genommen hat. Der Sachbearbeiter öffnet mit wenigen Mausklicken in dem Dokumentenmanagementsystem den entsprechenden Lieferschein und kann dem Kunden mitteilen, dass die Ware vor ca. 20 min. von dem Baustellenleiter entgegengenommen worden ist. Das ist nun Praxis und Alltag bei maxit geworden.

"Ich bin glücklich mit der Lösung!" freut sich Frau Adler. "Das Team von Ontaris hat sofort verstanden was wir wollten, die Umsetzung ging einfach und schnell von statten, ohne Ausfallzeiten und die üblichen Probleme, die IT-Projekte häufig mit sich bringen. Die Betreuung vor Ort durch V+S hat wunderbar geklappt. Unsere Kunden profitieren sehr von dem System und natürlich konnten auch die internen Betriebs- und Verwaltungskosten enorm gesenkt werden."

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maxit Baustoffe GmbH

Ontaris GmbH & Co. KG
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