Handschriftliche Daten per Mobilfunk ins IT-System übernehmen
Die Friseurbetriebe Kornet OHG erbringt Friseurdienstleistungen in Pflege- und Altenheimen. Zur Erfassung von Auftrags-, Rechnungs- und Arbeitszeitdaten setzt das Unternehmen auf eine innovative Lösung des Wuppertaler Vodafone-Systempartners Ontaris. Die Mitarbeiter vor Ort benutzen einen digitalen Stift, der handschriftliche Formulareinträge über das Vodafone-Netz digitalisiert an das firmeneigene Buchhaltungssystem weitergibt. Die wichtigsten Vorteile: Der Abschied von der traditionellen Zettelwirtschaft steigert die Effizienz, beschleunigt die Abrechnung und vermeidet Fehleinträge.
Das Unternehmen
Die im niedersächsischen Herzlake ansässige Friseurbetriebe Kornet OHG hat sich darauf spezialisiert, Friseurdienstleistungen im Alten- und Pflegebereich anzubieten. Seit seiner Gründung im Jahr 1980 ist das Unternehmen schnell gewachsen und arbeitet in den Frisier-stuben von etwa 400 Senioreneinrichtungen in ganz Deutschland, weitere Nieder lassungen gibt es mittlerweile auch in Österreich.
Zur Rechnungsstellung und zur Erfassung der Arbeitsabläufe der über 400 mobilen Friseure und Friseurinnen wurden ursprünglich herkömmliche Papierformulare eingesetzt. Die erfassten Daten per Post zu versenden, zu sortieren, zentral in das Buchhaltungssystem einzugeben und zu verarbeiten wurde jedoch im Zuge des raschen Geschäftswachstums immer aufwändiger. Heute nutzt Kornet ein System zur automatischen Schrifterfassung, bei dem sich die handschriftlichen Informationen, die von den Friseuren vor Ort in Formulare eingetragen werden, ohne Medienbruch per Mobilfunk digital ins firmeneigene IT-System übernehmen lassen.
Die Lösung
Bei dem „EasyPen-System“ der Ontaris GmbH handelt es sich um eine Technologieplattform, die es ermöglicht, per Hand in Formulare eingetragene Daten zugleich auch in elektronischer Form zu erfassen. Das Herzstück der Lösung ist ein Kugelschreiber mit integrierter Kamera (EasyPen), der Informationen während des Schreibens digitalisiert und speichert.
Nutzer erfassen dabei wie gewohnt per Hand alle erforderlichen Daten auf einem Papierformular, also zum Beispiel Arbeitsprojekte, berechnete Kosten oder Abrechnungsmodalitäten. Die digitale Erfassung der Informationen erfolgt automatisch. Für die Anwender ändert sich also nichts, sie müssen nicht erst umständlich in ein neues System eingearbeitet werden. Vom Stift aus werden die Daten per Bluetooth an ein Handy übertragen.
Hierfür hat Kornet seine dezentral tätigen Mitarbeiter über Vodafone mit Mobiltelefonen des Typs Nokia 5800 ausgestattet, die über den Dienst Vodafone CorporateVPN auch für innerbetriebliche Telefonate genutzt werden. Maßgeschneiderte Sprach- und Datentarife von Vodafone sorgen für günstige Nutzungskosten. Über diese Firmenhandys werden die Daten per GPRS bzw. EDGE über das bundesweit nahezu flächendeckende Mobilfunknetz von Vodafone an einen zentralen Server übermittelt.
In diesem Server werden die übermittelten Daten mittels eines Handschriftenerkennungssystems automatisch bearbeitet und an die Kornet-Buchhaltung verschlüsselt zur weiteren Verarbeitung übertragen.
Sehr flexible Einsatzmöglichkeiten
Um mit dieser IT-Anwendung arbeiten zu können, müssen Unternehmen lediglich Formulare einsetzen, die die erforderlichen grafischen Voraussetzungen erfüllen. Die Formulare lassen sich vom Kunden individuell entwerfen und werden von Ontaris mit einem kaum sichtbaren Hintergrundmuster versehen. Dies ist erforderlich, um mit dem elektronischen Stift arbeiten zu können.
Die fertig gestalteten Formulare können dann mit einem Farblaserdrucker in beliebiger Stückzahl ausdruckt werden. Kornet setzt eine ganze Reihe von selbst entwickelten Formularen ein, unter anderem Bedienlisten, Einnahmebelege, aber auch Formulare für Warenbestellungen und Urlaubsanträge der Mitarbeiter.
Integration in die betrieblichen Arbeitsabläufe
Die wichtigste Rolle bei der Vereinfachung der Arbeitsabläufe nehmen bei Kornet die von den Mitarbeitern geführten Bedienlisten und Einnahmebelege ein. Genau wie die früher verwendeten Papierbelege werden die entsprechenden Formulare von den Friseuren vor Ort direkt per Stift ausgefüllt. Eine automatische Speicherung der aktuellen Systemuhrzeit erleichtert spätere Plausibilitätskontrollen.
Alle Rechnungsbeträge, etwa eingenommene Zahlungen und errechnete Tagessummen, notiert der Mitarbeiter von Hand auf dem entsprechenden Formular. Sobald die kompletten Listeneinträge durch einen handschriftlichen Haken quittiert werden, werden die erfassten Informationen automatisch versendet. Der Server wandelt die empfangenen Daten in elek-tronisch weiterverarbeitbare Tabellen um. Auch der Arbeitsbeginn kann so, durch einfaches Setzen eines Häkchens auf dem Formular, automatisch erfasst werden.
Der Nutzen
Durch Einsatz dieser mobilen IT-Anwendung konnte das Unternehmen Kornet die Erfassung von Auftrags- und Rechnungsdaten sowie von Kasseneinnahmen deutlich vereinfachen. Wo früher Papierformulare von Mitarbeitern per Post verschickt und in der Buchhaltung mühsam manuell erfasst werden mussten, können die Daten heute in einem einzigen Arbeitsschritt von zentraler Stelle aus abgerufen und sofort im firmeneigenen IT-System bearbeitet werden.
Dies vereinfacht die Arbeit in der Buchhaltung deutlich. Zudem werden früher praktisch unvermeidliche Eingabefehler weitestgehend vermieden. Sollten handschriftliche Einträge, zum Beispiel Rechnungssummen, nicht plausibel sein, weist das System selbsttätig darauf hin und zeigt das fragliche Feld im Formular zur weiteren Kontrolle farblich markiert an.
Die Lösung verzichtet bewusst auf die Verwendung komplizierter Eingabegeräte. Stattdessen schreiben Anwender wie gewohnt mit einem Stift auf normalem Papier. Dadurch kann die Lösung auf Anhieb auch ohne umfassende Schulung in die betrieblichen Abläufe integriert werden. Ihr Einsatz bietet sich in allen Bereichen an, in denen handschriftliche Angaben und Bestätigungen erforderlich sind. Beispiele sind Speditionen, der technische Kundendienst, Arbeitszeiterfassungen im Baubereich oder Inventuraufgaben. Zur Übertragung der erfassten Daten wird ein handelsübliches Handy eingesetzt, das auch zum Telefonieren und gegebenenfalls zum Anfügen von Fotos (zum Beispiel bei Gutachten) verwendet werden kann. Die Datenübertragung erfolgt im hervorragend ausgebauten Mobilfunknetz von Vodafone, die Anwendung kann daher überall sofort eingesetzt werden.
Fazit
Durch die Einführung der mobilen IT-Anwendung von Ontaris und Vodafone konnte die Friseurbetriebe Kornet OHG die Abrechnung und Erfassung von dezentral erbrachten Leis-tungen erheblich beschleunigen und deutlich transparenter gestalten. Die früher notwendige zentrale Verarbeitung von Papierbelegen gehört der Vergangenheit an.
So gestaltet das Unternehmen nicht nur seine Verwaltungsabläufe wesentlich effizienter. Auch die Fehleranfälligkeit konnte durch die Vermeidung von Medienbrüchen deutlich gesenkt werden. Dank des Mobilfunknetzes von Vodafone ist das System überall sofort einsetzbar.
