Elektronisches Kriegswaffenbuch
Das Elektronische Kriegswaffenbuch (eKWB) wurde in enger Zusammenarbeit mit führenden deutschen Unternehmen der Rüstungsindustrie entwickelt, in enger Anlehnung und Rücksprache mit dem BAFA.
Das Elektronische Kriegswaffenbuch bildet u.a. folgende Bereiche ab:
- Stammdatenverwaltung
- Genehmigungsverwaltung
- Kriegswaffenbuch
- Beförderungsbuch
- Halbjahresmeldung an das BAFA
Stammdatenverwaltung
Die Stammdaten bilden die Grundlage für das Arbeiten mit dem Elektronischen Kriegswaffenbuch. Hier werden die Unternehmen und Behörden angelegt und gepflegt, mit denen Zusammengearbeitet wird. Darüber hinaus werden hier die einzelnen Kriegswaffen und Kriegswaffenbuchblätter einmalig definiert. Diese Eintragungen stehen somit im Netzwerk allen Kriegswaffenbuchführern zur Verfügung und werden auch nur an dieser einen Stelle zentral gepflegt.
Genehmigungsverwaltung
Die Genehmigungen bilden die zweite Säule der Dokumentation gemäß KWKG. Alle beantragten und notwendigen Genehmigungen für das KWKG werden zentral in der Datenbank verwaltet und gepflegt. Es findet beim Buchen eine automatische Genehmigungsabschreibung und Genehmigungsausnutzungsprüfung statt. Außerdem wird automatisch vor Ablauf einer Genehmigung rechtzeitig auf deren Ende hingewiesen.
Kriegswaffenbuch
Im Kriegswaffenbuch finden die eigentlichen Einträge auf den verschiedenen Kriegswaffenbuchblättern statt. Die Buchungssystematik hält sich hierbei streng an die Vorgaben des BAFAs. Alle von Seiten des BAFAs vorgegebenen Vorgangsarten sind hinterlegt und der Anwender wird schrittweise durch jede Buchung durchgeführt. Viele automatisch Prüfungen im Hintergrund geben dabei Buchungs- und Rechtssicherheit. Gegenbuchungen werden außerdem von der Software automatisch durchgeführt, so dass sich der Buchungsaufwand erheblich reduziert und mögliche Fehlbuchungen verhindert werden.
Beförderungsbuch
Auch wenn das Beförderungsbuch bei viele Unternehmen nicht zum Einsatz kommt, so ist es doch integraler Bestandteil des KWKGs und muss somit natürlich auch im eKWB abgebildet werden. Im Beförderungsbuch wird die Erfassung der einzelnen Vorgänge, analog zum Kriegswaffenbuch, schrittweise vorgenommen und der Kriegswaffenbuchführer:in wird von der Software eng durch die Eintragungen geführt.
Halbjahresmeldung an das BAFA
Natürlich steht am Ende eines jeden Meldezeitraums der Abschluss der Kriegs- und Beförderungsbuchblätter. Dieser Abschluss mit den entsprechenden Bestandseinträgen wird auf Kopfdruck automatisch von der Software ausgeführt. Alle Buchungen werden noch einmal kontrolliert, bevor der Meldezeitraum abgeschlossen wird und die XML-Datei erstellt wird, die anschließend über das ELAN-K2 an das BAFA hochgeladen und gemeldet wird.
Zusatzmodule
Durch die enge Zusammenarbeit mit unseren Kunden sind im Laufe der Zeit weitere, optionale Module entstanden, die bei Bedarf das Elektronische Kriegswaffenbuch ergänzt. Auch diese Module sind praxisgetrieben entstanden, wobei ein großes Augenmerk auf die Anwendbarkeit in den verschiedenen Unternehmen mit stark differierenden Schwerpunkten gelegt worden ist.
BAFA Außenprüfungsmodul inkl. Dokumentenmanagement
Das Zusatzmodul BAFA Außenprüfung inkl. Dokumentenmanagement ist eine optionale Ergänzung zum Elektronischen Kriegswaffenbuch (eKWB). Mit Hilfe dieses Zusatzmoduls können beliebige Dokumente zu den einzelnen Vorgängen und Eintragungen im eKWB hinterlegt werden. Diese werden revisionssicher in der Software gespeichert und stehen auf Knopfdruck zur Verfügung.
Pro Vorgangsart (z. B. Erwerb, Überlassung) können beliebige Dokumentarten definiert werden (z. B. Lieferschein, Frachtpapiere, Zolldokumente) mit der zusätzlichen Eigenschaft, ob die jeweilige Dokumentenart ein Pflicht- oder optionales Dokument ist und nach wie vielen Tagen der Kriegswaffenbuchführer:in erinnert werden soll, wenn das entsprechende Dokument noch nicht zu dem Vorgang hochgeladen worden ist.
Die Außenprüfung selber ist von Seiten des BAFAs in enger Abstimmung mit der Industrie neu gewichtet worden, so dass die Buchprüfung inkl. der Belegprüfung im Vorfeld der Außenprüfung im BAFA stattfindet. Hierzu wird vom BAFA neben der aktuellen XML-Datei auch die zugehörigen Dokumente abgefragt, die über die Bundescloud zur Verfügung gestellt müssen. Diese Schnittstelle ist ein weitere Bestandteil des Zusatzmoduls BAFA Außenprüfung inkl. Dokumentenmanagement.
Waffenbaum
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Verbotene Gegenstände (inkl. Bericht für die Meldung an das BKA)
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Schnittstelle zu SAP
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Weitere Informationen
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