Elektronisches Kriegswaffenbuch
Das Elektronische Kriegswaffenbuch (eKWB) wurde in enger Zusammenarbeit mit führenden deutschen Unternehmen der Rüstungsindustrie entwickelt, in enger Anlehnung und Rücksprache mit dem BAFA.
Das Elektronische Kriegswaffenbuch bildet u.a. folgende Bereiche ab:
- Stammdatenverwaltung
- Genehmigungsverwaltung
- Kriegswaffenbuch
- Beförderungsbuch
- Halbjahresmeldung an das BAFA
Stammdatenverwaltung
Die Stammdaten bilden die Grundlage für das Arbeiten mit dem Elektronischen Kriegswaffenbuch. Hier werden die Unternehmen und Behörden angelegt und gepflegt, mit denen Zusammengearbeitet wird. Darüber hinaus werden hier die einzelnen Kriegswaffen und Kriegswaffenbuchblätter einmalig definiert. Diese Eintragungen stehen somit im Netzwerk allen Kriegswaffenbuchführern zur Verfügung und werden auch nur an dieser einen Stelle zentral gepflegt.
Genehmigungsverwaltung
Die Genehmigungen bilden die zweite Säule der Dokumentation gemäß KWKG. Alle beantragten und notwendigen Genehmigungen für das KWKG werden zentral in der Datenbank verwaltet und gepflegt. Es findet beim Buchen eine automatische Genehmigungsabschreibung und Genehmigungsausnutzungsprüfung statt. Außerdem wird automatisch vor Ablauf einer Genehmigung rechtzeitig auf deren Ende hingewiesen.
Kriegswaffenbuch
Im Kriegswaffenbuch finden die eigentlichen Einträge auf den verschiedenen Kriegswaffenbuchblättern statt. Die Buchungssystematik hält sich hierbei streng an die Vorgaben des BAFAs. Alle von Seiten des BAFAs vorgegebenen Vorgangsarten sind hinterlegt und der Anwender wird schrittweise durch jede Buchung durchgeführt. Viele automatisch Prüfungen im Hintergrund geben dabei Buchungs- und Rechtssicherheit. Gegenbuchungen werden außerdem von der Software automatisch durchgeführt, so dass sich der Buchungsaufwand erheblich reduziert und mögliche Fehlbuchungen verhindert werden.
Beförderungsbuch
Auch wenn das Beförderungsbuch bei viele Unternehmen nicht zum Einsatz kommt, so ist es doch integraler Bestandteil des KWKGs und muss somit natürlich auch im eKWB abgebildet werden. Im Beförderungsbuch wird die Erfassung der einzelnen Vorgänge, analog zum Kriegswaffenbuch, schrittweise vorgenommen und der Kriegswaffenbuchführer:in wird von der Software eng durch die Eintragungen geführt.
Halbjahresmeldung an das BAFA
Natürlich steht am Ende eines jeden Meldezeitraums der Abschluss der Kriegs- und Beförderungsbuchblätter. Dieser Abschluss mit den entsprechenden Bestandseinträgen wird auf Kopfdruck automatisch von der Software ausgeführt. Alle Buchungen werden noch einmal kontrolliert, bevor der Meldezeitraum abgeschlossen wird und die XML-Datei erstellt wird, die anschließend über das ELAN-K2 an das BAFA hochgeladen und gemeldet wird.
Zusatzmodule
Durch die enge Zusammenarbeit mit unseren Kunden sind im Laufe der Zeit weitere, optionale Module entstanden, die bei Bedarf das Elektronische Kriegswaffenbuch ergänzt. Auch diese Module sind praxisgetrieben entstanden, wobei ein großes Augenmerk auf die Anwendbarkeit in den verschiedenen Unternehmen mit stark differierenden Schwerpunkten gelegt worden ist.
BAFA Außenprüfungsmodul inkl. Dokumentenmanagement
Diese optionale Ergänzung bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, die im Zusammenhang mit den Eintragungen und Vorgängen im eKWB stehen.
Innovative Funktionen des Moduls:
- Revisionssichere Dokumentenverwaltung: Mit diesem Modul können Sie beliebige Dokumente zu einzelnen Vorgängen im eKWB hinzufügen und verwalten. Diese Dokumente werden sicher in der Software gespeichert und sind jederzeit auf Knopfdruck verfügbar. Dazu gehören unter anderem Lieferscheine, Frachtpapiere und Zolldokumente.
- Anpassbare Dokumentenarten pro Vorgang: Für jede Vorgangsart, wie zum Beispiel Erwerb oder Überlassung, können spezifische Dokumentenarten definiert werden. Zusätzlich lässt sich festlegen, ob es sich um ein Pflicht- oder ein optionales Dokument handelt. Eine besonders nützliche Funktion ist die automatische Erinnerungsfunktion, die den Kriegswaffenbuchführer informiert, wenn ein erforderliches Dokument noch nicht hochgeladen wurde.
- Unterstützung bei der BAFA Außenprüfung: Die Außenprüfung durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) ist ein entscheidender Bestandteil des Compliance-Prozesses. In enger Abstimmung mit der Industrie hat das BAFA die Außenprüfung neu gewichtet, sodass nun die Buch- und Belegprüfung im Vorfeld bei der BAFA stattfindet. Das Modul ermöglicht eine effiziente Vorbereitung auf diese Prüfung, indem es die erforderlichen Dokumente zusammen mit der aktuellen XML-Datei über eine sichere Schnittstelle in der Bundescloud zur Verfügung stellt.
Ihre Vorteile mit dem Modul „BAFA Außenprüfung inkl. Dokumentenmanagement“:
- Effiziente Dokumentenverwaltung: Schneller Zugriff auf alle relevanten Dokumente und eine klare Strukturierung Ihrer Unterlagen.
- Verbesserte Compliance: Mit der revisionssicheren Speicherung und der automatisierten Erinnerungsfunktion wird die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen vereinfacht.
- Optimale Vorbereitung auf Außenprüfungen: Durch die Bereitstellung der erforderlichen Dokumente in der Bundescloud wird der Prüfungsprozess durch das BAFA wesentlich erleichtert.
Waffenbaum
Der Waffenbaum ist eine Erweiterung für das elektronische Kriegswaffenbuch. Dieses Modul ist speziell entwickelt worden, um den Umgang mit Kriegswaffen und deren Baugruppen effizienter, sicherer und transparenter zu gestalten.
Die Kernfunktionen des Waffenbaum-Moduls sind:
- Erfassung und Speicherung von Waffennummern: Mit dem Waffenbaum-Modul können Sie sämtliche Waffennummern von einzelnen Kriegswaffen sowie deren Baugruppen präzise erfassen und sicher speichern. Dies erleichtert die Nachverfolgung und das Management jeder einzelnen Komponente.
- Vorblenden von Waffennummern u.a. bei Demontage und Remontage: Das Buchen von Kriegswaffen wird einfacher, schneller und sicherer, indem es die zugehörigen Waffennummern bei den verschiedenen Vorgangsarten, wie z. B. bei Demontage und Remontage von Bauteilen automatisch anzeigt. Das garantiert eine korrekte und schnelle Zuordnung aller Teile.
- Komplette Historie des Einsatzes und der Verwendung: Das Waffenbaum-Modul ermöglicht eine detaillierte Übersicht über die gesamte Einsatzgeschichte und Verwendung jedes einzelnen Bauteils sowie der kompletten Waffe.
- Gezielte Suche nach Waffennummern und Bestandteilen: Ob Sie Informationen zu einer spezifischen Waffe oder einem bestimmten Bauteil benötigen, das Waffenbaum-Modul bietet eine leistungsfähige Suchfunktion. Damit können Sie gezielt nach einzelnen Waffennummern oder Bestandteilen suchen.
Vorteile des Waffenbaum-Moduls:
- Erhöhte Transparenz: Vollständige Nachvollziehbarkeit und Transparenz in der Handhabung und Historie jeder Waffe und Baugruppe.
- Effizienzsteigerung: Schnellerer Zugriff auf relevante Daten.
- Verbesserte Sicherheit: Genauigkeit in der Erfassung und Dokumentation minimiert Fehlerquellen und erhöht die Betriebssicherheit.
Verbotene Gegenstände (inkl. Bericht für die Meldung an das BKA)
Dieses Modul erweitert die Funktionalität des eKWB um wichtige Aspekte der Erfassung und Verwaltung von verbotenen Gegenständen.
Schlüsselfunktionen des Moduls „Verbotene Gegenstände“:
- Erfassung und Verwaltung verbotener Gegenstände: Das Modul ermöglicht die detaillierte Erfassung und systematische Verwaltung aller Arten von verbotenen Gegenständen, die im Rahmen Ihrer Tätigkeiten anfallen können.
- Integration mit dem Kriegswaffenbuch: Eine Besonderheit dieses Moduls ist der nahtlose Austausch von Informationen zwischen dem eKWB und dem Zusatzmodul. Beispielsweise, wenn bei der Demontage einer Kriegswaffe ein verbotener Gegenstand anfällt oder umgekehrt, werden diese Informationen automatisch im System aktualisiert und synchronisiert. Dies stellt sicher, dass alle Vorgänge korrekt dokumentiert und nachverfolgt werden können.
- Unterstützung bei der Compliance und Berichterstattung: Ein wesentlicher Aspekt dieses Moduls ist die Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Insbesondere erleichtert es die jährliche Meldung an das Bundeskriminalamt (BKA), indem es alle relevanten Informationen über verbotene Gegenstände in einer übersichtlichen und exportierbaren Form bereitstellt. Dies minimiert den administrativen Aufwand und gewährleistet eine genaue und zeitgerechte Berichterstattung.
Ihre Vorteile mit dem Modul „Verbotene Gegenstände“:
- Vollständigkeit und Transparenz: Alle relevanten Informationen über verbotene Gegenstände sind zentralisiert und jederzeit abrufbar.
- Rechtssicherheit und Compliance: Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Vorschriften, insbesondere in Bezug auf die Meldungen an Behörden.
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und verbessern die Genauigkeit der Daten.
Schnittstelle zu SAP
Das SAP-Modul wurde speziell dafür entwickelt, Ihr firmeneigenes ERP-System – sei es SAP, Infor oder andere – effizient und sicher mit dem elektronischen Kriegswaffenbuch zu verknüpfen.
Dieses Modul ermöglicht eine nahtlose Anbindung Ihres ERP-Systems an das elektronische Kriegswaffenbuch. Die Hauptfunktion dieser Integration besteht darin, dass sämtliche relevanten Buchungen, die in Ihrem ERP-System erfolgen – wie zum Beispiel Erwerbe, Überlassungen oder auch Herstellungen –, nach ihrer Erfassung automatisch über eine speziell entwickelte Schnittstelle an das elektronische Kriegswaffenbuch übermittelt werden.
Der Prozess ist so konzipiert, dass die Datenübertragung nicht nur automatisch, sondern auch sicher und zuverlässig erfolgt. Nach der Buchung im ERP-System werden die Informationen direkt und ohne manuellen Eingriff an das elektronische Kriegswaffenbuch übergeben. Dies gewährleistet, dass alle Transaktionen und Bewegungen von Kriegswaffen lückenlos und zeitnah im Kriegswaffenbuch erfasst werden.
Die Vorteile dieses Moduls sind vielfältig:
- Zeitersparnis durch die Reduzierung manueller Dateneingaben und Doppelarbeiten.
- Erhöhte Genauigkeit und Verringerung von Fehlern, da Daten direkt aus dem ERP-System übernommen werden.
- Verbesserte Compliance mit regulatorischen Anforderungen durch automatisierte und lückenlose Datenerfassung.
- Optimierte Prozesse und gesteigerte Transparenz im gesamten Waffenmanagement.
Weitere Informationen
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